Etika Penulisan E-mail


Netiket atau Nettiquette, adalah etika dalam berkomunikasi melalui email. Seperti halnya berkomunikasi melalui surat atau bertatap muka, berkomunikasi dengan email butuh tatacara sendiri. Bisa dibayangkan. Hampir setiap hari ada jutaan email dikirimkan dan diterima oleh begitu banyak orang. Maka salah salah kata, bisa berarti fatal. Tapi memang sangat menyebalkan, jika kita menerima pesan email yang pengirimnya menggunakan huruf kapital, mengirim kembali seutuhnya pesanpesan yang kita kirimkan, atau menjawab pertanyaan panjang kita, dengan ucapan, “saya kira begitu”, atau “betul.” Nah, untuk mencegah hal itu terjadi, ada baiknya kita mengetahui beberapa di antaranya:

1. Jangan terlalu banyak mengutip.

Hatihati dalam melakukan balasan (reply). Fasilitas ‘Reply’ dari sebagian besar program mailer biasanya akan mengutip pesan asli yang Anda terima secara otomatis ke dalam isi surat Anda. Jika harus mengutip pesan seseorang dalam jawaban email, usahakan menghapus bagianbagian yang tidak perlu, dan hanya menjawab bagianbagian yang relevan saja.

2. Perlakukan email secara pribadi.

Jika seseorang mengirim informasi atau gagasan kepada Anda secara pribadi, Anda tidak sepatutnya mengirimnya ke forum umum, seperti kelompok grup, atau mailinglist. Email pada dasarnya adalah alat komunikasi personal.

3. Jangan gunakan huruf kapital.

Seperti halnya membaca suratkabar, atau surat, membaca pesan email yang menggunakan huruf besar/kapital yang berlebihan tidak enak dilihat. Tapi di samping itu, terutama dalam tata karma berkomunikasi dengan email/chat, penggunaan huruf besar biasanya dianggap berteriak. Mungkin saja maksudnya hanya untuk memberi tekanan pada maksud Anda.

4. Jangan Membicarakan Orang Lain.

Jangan membicarakan orang atau pihak lain, apalagi kejelekankejelakannya. Berhatihatilah terhadap apa yang anda tulis. Email memiliki fasilitas bernama “Forward”, yang mengizinkan si penerima akan meneruskannya (forward) ke orang lain.

5. Jangan gunakan CC.

Jika Anda ingin mengirim mail ke sejumlah orang (misalnya di mailinglist), jangan cantumkan namanama pada kolom CC. Jika Anda melakukan hal itu, semua orang yang menerima email Anda, akan bisa melihat alamatalamat email orang lain. Umumnya orang tidak suka bila alamat emailnya dibeberkan di depan umum. Selalu gunakan BCC (blind carbon copy). Dengan cara ini setiap orang hanya bisa melihat alamat emailnya sendiri.

6. Jangan gunakan format HTML

Jika Anda mengirim sebuah pesan penting ke rekan Anda, jangan gunakan format HTML tanpa Anda yakin bahwa program email rekan Anda bisa memahami kode HTML. Jika tidak, pesan Anda sama sekali tidak terbaca atau kosong. Sebaiknya, gunakan plain text.

7. Jawablah Secara Masuk Akal

Jawablah setiap pesan email secara masuk akal. Jangan menjawab dua tiga pertanyaan dalam satu jawaban. Apalagi, menjawab pesan email yang panjang lebar, dan Anda menjawab dalam satu kata: “Good.” Wah, ini sangat menyebalkan.